KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG TỪ NHÀ CUNG CẤP

Trải qua thời gian công tác tại bộ phận đảm bảo chất lượng (QA) kể từ ngày mới đến Công ty tới nay, là nhân viên phụ trách một trong những công việc kiểm soát chất lượng. Quá trình công tác này đã tạo cho tôi những những cảm xúc nhất định khác nhau như sự thích thú đam mê trong công việc pha lẫn đôi chút lo âu về công việc mình thực hiện, hay những băng khoăn về định hướng công việc của mình như thế nào để có thể thực hiện ngày một tốt hơn góp phần vào sự phát triển chung của Công ty. Hôm nay, Tôi mạnh dạng viết lên những suy nghĩ, những cảm nhận của mình trong công việc để chia sẻ với các bạn đồng nghiệp.

Trước khi bắt tay tiếp nhận công việc của một nhân viên QC, tôi hầu như không có kiến thức hay hiểu biết gì về công việc của mình (công việc kiểm soát chất lượng) bởi trong quá trình học tập của tôi tại nhà trường tôi không được trang bị hay đào tạo về công việc này, tôi chỉ là một chuyên viên kỹ thuật. Trong tâm trạng hiểu biết lơ mơ về công việc như vậy, nhờ được sự hướng dẫn của các đồng nghiệp đi trước tôi cũng dần hiểu được công việc của mình và cũng cảm thấy thích hơn với công việc này. Và theo quy luật tự nhiên, bất cứ công việc nào cũng đòi hỏi có sự cải tiến để công việc phát triển tốt hơn, từ đó đòi hỏi chúng tôi_ những người phụ trách công việc kiểm soát chất lượng phải tự đào tạo học hỏi để đáp ứng được công việc này.

Như hầu hết các bạn đã biết, ngày nay, chất lượng của sản phẩm cũng như dịch vụ tạo ra có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức. Và việc tạo ra chất lượng và kiểm soát nó không phải là dễ thậm chí ngày càng khó khăn và phức tạp hơn. Như vậy chúng ta cần có định hướng và hoạt động như thế nào đối với vấn đề chất lượng của chúng ta? Trong khuôn khổ của bài viết này, tôi xin chia sẻ về việc kiểm soát chất lượng trong đầu vào và làm thế nào để có đầu ra đáp ứng được yêu cầu của Khách hàng.

Để đáp ứng được yêu cầu của Khách hàng, ngoài chiến lược và định hướng hoạt động cụ thể của tất cả quá trình từ đầu vào, kiểm soát trong quá trình sản xuất, đến đầu ra sản phẩm chúng ta cần thiết duy trì thực hiện các quá trình hoạt động theo hệ thống quản lý chất lượng chúng ta đang áp dụng. Trong đó việc đảm bảo chất lượng trong đầu vào có một vai trò đặc biệt quan trong. Chúng ta không thể tạo ra một sản phẩm tốt đáp ứng được yêu cầu của Khách hàng khi các nguyên liệu sử dụng cho thành phẩm đó có vấn đề.

Như hầu hết các bạn quan niệm, chất lượng mãi mãi không thể có được từ Khách hàng thông qua quá trình kiểm tra, mà chất lượng có được từ nhà cung cấp, chỉ có nhà cung cấp mới có thể tạo ra chất lượng cung ứng cho Khách hàng. Trong bất cứ một chuỗi cung ứng nào, chúng ta là một mắt xích, sau lưng ta là nhà cung ứng và trước mặt chúng ta là Khách hàng mà chúng ta đang hướng tới để cung cấp những sản phẩm, những dịch vụ tốt nhất của chúng ta. Và có lẽ các bạn cũng có suy nghĩ như tôi, nếu phía sau chúng ta có những nhà cung ứng tốt thì chúng ta sẽ an tâm để bước về phía trước với những bước đi vững chắc hơn với Khách hàng. Ngày nay, mạng lưới cung ứng rất đa dạng và phong phú tuy nhiên việc tìm ra nhà cung ứng có chất lượng tốt phù hợp với chúng ta không phải là dễ thậm chí rất khó khăn. Việc kiểm soát chất lượng nguyên liệu nhà cung ứng nói riêng và quá trình cung ứng từ nhà cung ứng nói chung cũng khó khăn gấp bội. Để kiểm soát tốt quá trình này, trong giai đoạn đánh giá xác lập để chọn nhà cung ứng, chúng ta tiến hành đánh giá chi tiết, xác lập các thông tin từ nhà cung ứng một cách rõ ràng nhằm tạo tiền đề cho việc kiểm soát về sau.

Ngoài những tiêu chí đánh giá nhà cung ứng như hiện tại đang áp dụng, chúng ta cần thiết lập những tiêu chuẩn yêu cầu đối với nhà cung cấp và ký kết với nhà cung cấp bằng những thỏa thuận về chất lượng hay nói cách là bằng hợp đồng chất lượng. Khi các vấn đề chất lượng được xác lập rõ ràng và đã thông qua sự đồng ý từ 2 bên thì việc kiểm soát chất lượng sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn.

Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá nhằm xác lập cấp độ của từng nhà cung ứng để có các biện pháp kiểm soát thích hợp, không thể áp dụng kiểm soát một cách chung chung đối với các nhà cung cấp. Cần phân biệt nhà cung ứng chính hãng có thương hiệu, các nhà cung ứng đã và đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO/TS, nhà cung ứng chỉ là đại lý bán hàng, và nhà cung ứng chưa từng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO/TS… Theo tôi, việc ký hợp đồng chất lượng có các ưu điểm và mặt tích cực sau đây:

1. Xác lập mọi thông tin giữa chúng ta với nhà ung cấp một cách rõ ràng có lợi cho ta và cả nhà cung cấp. Tránh sự tranh chấp về trách nhiệm và quyền hạn nếu phát sinh các vấn đề liên quan đến chất lượng: Tùy vào từng nhà cung ứng khác nhau và tùy vào từng loại nguyên liệu khác nhau, trước khi chúng ta chính thức giao dịch với nhà cung ứng cần phải ký thông qua hợp đồng chất lượng giữa chúng ta với nhà cung ứng. Hợp đồng chất lượng thể hiện rõ từng nội dung chi tiết liên quan đến chất lượng của nguyên liệu nhà cung ứng cung cấp cho chúng ta như: yêu cầu về hệ thống quản lý kiểm soát, các yêu cầu đảm bảo chất lượng trong quá trình gia công, quá trình xử lý khắc phục phòng ngừa nếu phát sinh tình trạng chất lượng dị thường, quá trình giao hàng… mỗi nội dung cần thể hiện rõ trách nhiệm và quyền hạnh của nhà cung ứng nhằm có cơ sở để thực hiện về sau. Và tất nhiên những quy định này hoàn toàn không phải xa lạ hay ngẫu nhiên chúng ta tự đặt ra mà chúng căn cứ vào các điều khoản trong ISO/TS mà các tổ chức đang áp dụng.

2. Từ những điều khoản trong hợp đồng, nhà cung ứng sẽ định hướng và áp dụng các biện pháp cụ thể để kiểm soát chất lượng nguyên liệu.

3. Tất cả các vấn đề liên quan đến chất lượng nếu có phát sinh sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng theo những gì hai bên đã thỏa thuận.

Đối với các nhà cung ứng chưa áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, chúng sẽ hỗ trợ họ định hướng dần dần hướng tới hoạt động theo ISO. Việc này không chỉ có lợi cho chúng ta mà còn có lợi cho nhà cung cấp, do đó chúng ta sẽ nhận được sự hợp tác tích cực từ nhà cung ứng.

Trên đây chỉ là những suy nghĩ chia sẻ của riêng tôi, những gì tôi cảm nhận và tiếp thu được trong công việc hàng ngày. Do đó bài viết này chắc chắn sẽ có nhiều hạn chế, có nhiều vấn đề có thể chưa nhìn nhận chuẩn xác. Qua đây, tôi mong muốn nhận được nhiều ý kiến chia sẻ cũng như những hướng dẫn them từ các đồng nghiệp trong tập đoàn lien quan đến vấn đề trên. Qua các ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp tôi sẽ thiết định và đề xuất trình lên chủ quản cấp trên xem xét từ đó có hướng thực hiện thích hợp nhằm mang lại hiệu quả công việc ngày càng tốt hơn. Mọi ý kiến chia sẻ của các bạn đồng nghiệp và các Chủ quản có thể gửi về địa chỉ của Peter_QA-VNACT (peter.phan@act-vn.com).

Trân trọng.